Al estar a cargo de
proyectos, innovación & desarrollo etc… escribir una propuesta de proyecto
convincente, previo a comenzar a escribir cualquier cosa, es necesario
responder a estas nueve preguntas:
P1: ¿Cómo puede este proyecto resolver un problema o cubrir
una necesidad?
La primera sección que se debe abordar es definir cuál es el
problema que necesita ser resuelto o la necesidad de que se puede satisfacer.
Es posible que se proponga una nueva manera de hacer algo en su empresa que la
alta dirección tiene que aprobar, o bien, puede ser un proyecto de varios
millones de dólares que se presenta a un nuevo cliente. Proporcionar pruebas
objetivas e irrefutables de que existe un problema o necesidad que el proyecto
va a resolver.
P2: ¿Cuál es la propuesta de solución al problema?
Esta sección se concentra en los detalles de cómo le
proyecto va a resolver el problema o satisfacer la necesidad. Invierta su
tiempo describiendo en la forma en que el proyecto o la solución que usted
propone es diferente al de la competencia y el por qué es la mejor solución
para su cliente.
P3: ¿Cuáles son los objetivos específicos del proyecto?
Divida la solución anterior en objetivos específicos.
Identificando ahorro de costos, mejoras de procesos o nuevos ingresos que se
pueden alcanzar cuando el proyecto se lleve a cabo. Si bien puede ser un poco
cliché, utilice el principio SMART (Specific, Measurable, Attainable,
Realistic, Timely) para cuantificar claramente cada objetivo.
P4: ¿Cómo el proyecto encaja en la estrategia global de la
empresa?
Esta es la rebanada más grande del pastel, si usted está
presentando una propuesta de proyecto a un nuevo cliente potencial. Muéstreles
cómo la decisión de seguir adelante con el proyecto encaja perfectamente en su
estrategia corporativa global. Esto demuestra que usted ha hecho la
investigación, ha entendido a fondo sus necesidades, y se preocupa por el
retorno de la inversión, aspectos de primera línea, de línea de fondo, o
cualquier otra cosa que sea importante a nivel ejecutivo. La inclusión de estos
aspectos cuando se trata de vender un proyecto interno es aún más fácil si
usted ya esta familiarizado con la dirección estratégica de su empresa.
Recuerde que su objetivo en esta parte es hacer que esta propuesta sea una
obviedad para el patrocinador a nivel de proyecto ejecutivo.
P5: ¿Cuál es el alcance del proyecto?
Es en esta sección se comienza a profundizar en los
resultados del proyecto. Todavía hay una parte sustancial “desconocida” que se
se verá con claridad cuando la fase de planificación del proyecto entre en
acción, pero debe incluir lo suficiente de lo que es “conocido” para comenzar a
hacer tangibles los entregables del proyecto. Incluya si se trata de un enfoque
gradual con resultados paso a paso o si será una entrega única al final y sobre
todo, cual será la generación de valor.
P6: ¿Qué riesgos pudieran ocasionar problemas al proyecto?
En esta sección se ponen de manifiesto los riesgos u
obstáculos que podrían impedir que el proyecto llegue a su finalización. No
tiene porque ser tan exhaustiva como un registro de riesgos, pero debe
proporcionar una lista de prioridades de lo que podría interponerse en el
camino. Esto ayudará a los potenciales patrocinadores de proyectos o clientes
tomar su decisión, incluya tantos supuestos como sea posible.
P7: ¿Qué recursos son necesarios para completar el proyecto?
La persona que se encarga de aprobar el proyecto tendrá que
saber cuántos recursos son necesarios para completarlo. Esto es especialmente
importante si estos recursos tendrán que ser proporcionados por el cliente,
tales como expertos en la materia. Además, aquí es donde se pueden abordar las
necesidades especiales referentes a la ubicación. Por ejemplo, puede ser
necesario contar con un lugar en la oficina del cliente, y tener un área donde se
pueda realizar su trabajo.
P8: ¿Cuándo podrá el proyecto estar completo?
Proporcionar los plazos presupuestarios para cuando el
proyecto pueda estar terminado. Si el proyecto se divide en varias fases se
indicarán los plazos en bruto de cada fase. No se llevará a cabo a detalle, sin
embargo, usted tendrá que incluir una idea general de que cada fase se
complete, ya sea por mes o por trimestre, dependiendo de la duración del
proyecto.
P9: ¿Cuánto costará el proyecto?
Por último, pero no menos importante, son los costos para el
proyecto. La mejor regla a seguir es no ocultar nada. Adelántese lo más posible
y dé a conocer las tasas adicionales, tales como licencias de software, la
contratación temporal necesaria, o cualquier otro tipo de gastos en que su empresa
o el cliente tendrá que incurrir para completar el proyecto.
Espero que estos puntos le sean de gran utilidad al momento
de redactar “esa” propuesta que tiene en mente y que no ha escrito.
En resumen:
1. Defina los requerimientos
2. Enliste los entregables
3. Defina sus criterios de éxito
4. Especifique lineamientos, y
5. Obtenga autorización
A continuación les comparto un link para conocer más acerca
de la propuesta de solución:
Les dejo el link de un vídeo para que conozcan como elaborar
una propuesta:
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